AcroDoc ECM

        Представляем систему документооборота AcroDoc ECM  - система построенная на основе программного продукта Alfresco ECM. Продукт является совместным решением компаний "КС "Акрополис" и First Line Software.

Функции, выполняемые системой:

• Обработка внутренних документов
• Обработка входящей документации
• Обработка исходящей документации
• Договорной документооборот
• Поручения и контроль исполнения
• Обращение граждан и организаций
• Электронные архивы
• Мобильное рабочее место
• Интеграционные решения

Функции системы:

• Обработка внутренних документов:
  • оформление регистрационной карточки документа, прикрепление к ней проекта документа
  • добавление связанных документов
  • рассылка  документа  на  согласование  (с  использованием  типовых  маршрутов),  отработка замечаний согласующих лиц (доработка документа)
  • отправка документа на подпись/утверждение, отработка замечаний (доработка документа)регистрация подписанного внутреннего документа, прикрепление к регистрационной карточке сканированного образа оригинала
  • рассылка документа на ознакомление
  • рассмотрение документа, выдача резолюции, создание поручений на контроль и рассылка исполнителям
  • формирование и отработка запроса исполнителя о переносе контрольного срока
  • исполнение поручений, формирование перепоручений, создание отчетов по исполнению
  • выдача  замечаний  по  отчету  и  возвращение  его  на  доработку  с  последующей  повторной отчетностью об исполнении
  • снятие поручений с контроля
  • помещение исполненного документа в архив

• Обработка входящей документации
  • оформление регистрационной карточки документа
  • добавление связанных документов
  • регистрация входящего документа, прикрепление отсканированного образа документа или импорт файла с текстом из файловой системы
  • отправка входящего документа на предварительное рассмотрение (если такой этап в организации предусмотрен)
  • ввод проекта резолюции, отправка на рассмотрение
  • рассмотрение документа, выдача резолюции, создание поручений на контроль и рассылка исполнителям
  • рассылка документа на ознакомление
  • формирование, представление на экране и печать выходных документов (регистрационной карточки, контрольной карточки, журнала регистрации входящих документов, отчетов по исполнительской дисциплине)
  • формирование и отработка запроса исполнителя о переносе контрольного срока
  • выдача  замечаний  по  отчету  и  возвращение  его  на  доработку  с  последующей  повторной отчетностью об исполнении
  •   снятие поручений с контроля
  • помещение исполненного документа в архив

Другие функции системы:

• Обработка исходящей документации
• Обращение граждан и организаций
• Договорной документооборот
• Поручения и контроль исполнения
• Мобильное рабочее место
• Электронные архивы
• Интеграционные решения

Услуги, предоставляемые "КС "Акрополис", в рамках поставки системы  AcroDoc ECM

1.    Разработка

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций системы на платформе Alfresco.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

2.    Внедрение

В процессе внедрения выполняются следующие работы:

• установка и настройка ПО;
• обучение персонала и администраторов СЭД;
• разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
•  устранение ошибок в работе системы;
• доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
• разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
• организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

3.    Обучение

Качественное обучение сотрудников – это необходимое условие для успешного внедрения и дальнейшего развития любой информационной системы. Именно поэтому нашей компанией проводится курсы обучения системе Alfresco.

4.    Поддержка

• Поддержка при инцидентах (любое событие, не являющееся частью нормального функционирования системы). Предоставляются рекомендации, позволяющие обойти или устранить сбой и восстановить нормальное использование системы.
• Обработка запросов на выполнение стандартной процедуры по обслуживанию (предоставление новой версии в соответствии с абонементом на обновление, выдача реквизитов доступа к сайту поддержки/сайту аттестации, регистрация пожеланий).
• Стандартный доступ к сайту поддержки.
• Консультации пользователей, администраторов и разработчиков.

Скачать подробную информацию об AcroDoc ECM