FlowDoc – универсальная ECM

Компания АО «КС Акрополис» предлагает современное решение для автоматизации бизнес-процессов и управления документами: программное обеспечение FlowDoc построено на основе платформы IBM Lotus Workflow и HCL Lotus Domino компании и предназначена для автоматизации бизнес-процессов организации, создания систем управления документооборотом технической и офисной документации.

Система FlowDoc предоставляет базовый функционал в части делопроизводства и управления бизнес-процессами (механизмы поиска, представления информации, регистрации, управления делами, согласования, утверждения, маршрутизации, контроля исполнения и многое другое).

Основные возможности FlowDoc:

Ведение организационно-штатной структуры организации
Ведение номенклатуры дел, оформление документов в дело
Работа с составными документами, версиями и перекрестными ссылками
Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
Обеспечение документооборота, поддержка различных видов маршрутизации, автоматическая рассылка уведомлений
Распределение прав и полномочий пользователей в соответствии с ролью и этапом процесса
Протоколирование действий пользователей, ведение журнала событий
Формирование поручений и контроль исполнения
Графическое отображение бизнес-процессов
Редактирование бизнес-процессов с помощью редактора Lotus Domino WorkFlow Architect
Потоковое сканирование документов
Интеграция с 1С:

- Интеграция с системой «1С:Персонал», обмен информацией о структуре и сотрудниках организации.

- Интеграция с системой «1С:Предприятие», обмен информацией о контрагентах.

- Автоматическое заполнение атрибутов карточки контрагента связанные с банковскими реквизитами (Банк, БИК, Корр. счет, Расчетный счет, Лицевой счет).

- Синхронизация удаления контрагента из 1С и FlowDoc.

- Автоматический прием данных о платежах по счетам из «1С.Бухгалтерия»

Работа с ЭЦП – поддержка 5-ти криптосистем
Интеграция с MS Project

Преимущества выбора FlowDoc:

- Комплексное решение в кратчайшие сроки

- Удобство и простота обслуживания

- Гибкие механизмы согласования и утверждения

- Единое хранилище документов

- Централизованное управление справочниками

- Контроль исполнения поручений

- Уведомление о новой работе через электронную почту

- Удаленный доступ через Web

- Поддержка распределённой структуры предприятия

FlowDocимеет модульную структуру. Полнофункциональная версия складывается из следующих Прикладных и Служебных подсистем:

Прикладные подсистемы

Модуль Делопроизводство

Входящие документы

- Разработка проекта документа (возможность изменения структуры карточки с помощью редактора Lotus Domino WorkFlow Designer)

- Регистрация документа

- Формирование резолюции; взятие резолюции в работу

- Проверка исполнения резолюции

- Оформление в дело

- Формирование цепочек документов

Исходящие докумнты

- Разработка проекта документа

- Согласование проекта документа

- Утверждение документа руководителем

- Регистрация документа

- Оформление в дело

- Отправка документа

- Формирование цепочек документов

Распорядительные документы

- Разработка проекта документа, формирование листа рассылки

- Согласование управляющим делами

- Согласование заинтересованными лицами

- Утверждение руководителем

- Регистрация документа

- Формирование поручения и взятие поручения в работу

- Проверка исполнения поручения

- Оформление в дело

- Формирование цепочек документов

Оформление дел

- Архивное хранение ссылок на документы, оформленные в дела.

- Формирование электронных архивов документов отдельно для каждого модуля

- Организация ссылок на связные документы, находящиеся в различных архивах;

- Для удобства пользователя в системе используются представления по категориям, разбивающее документы по различным признакам

Модуль Поручения

назначение исполнителей, соисполнителей, контролёров
перенаправление поручений подчиненным
иерархия поручений (создание дочерних)
возможность отклонить поручение исполнителем
изменение срока поручений и контролеров руководителем
отмена поручения
формирование отчетов
проверка исполнения
отправка на доисполнение

Модуль Договора

Интеграция с системой «1С: Предприятие», передача информации о платежах и актах выполненных работ в FlowDoc
Согласование, утверждение, отправка
Контроль исполнения работ, оплат по договору
Формирование отчетов

Модуль Нормативно-организационные документы

- Разработка проекта документа

- Согласование проекта документа

- Утверждение документа руководителем

- Регистрация документа

- Оформление в дело

- Формирование цепочек документов

Модуль Заседания

Разработка проекта документа
Формирования журнала комментариев в процессе утверждения документа
Формирования темы совещания и списка участников
Автоматическое формирование документа «Повестка дня»
Формирование основного документа процесса «Протокол»
Уведомление пользователей по почте
Утверждение документа «Повестка дня»
Отправка документа «Протокол» для утверждения
Утверждение документа «Протокол»

Модуль Устные обращения граждан

Ввод данных о заявителях
Регистрация первичных и вторичных обращений
Классификация обращений по тематическим группам и подразделениям
Учет поручений, выдача поручений сторонним организациям, постановка на исполнение и контроль за исполнением поручений
Формирование представления на экране монитора и печать документов в виде справок и отчетов
Корректировка и удаление данных о заявителях, обращениях, вопросах, исполнителях (для пользователей, имеющих соответствующее разрешение)
Формирование ответов на обращения
Формирование «истории» обращений заявителей
Ведение журнала приема граждан

Модуль Письменные обращения граждан

Ввод данных о заявителях (физических лиц или коллективах граждан)
Регистрация первичных и вторичных обращений
Классификация обращений по тематическим группам и ответственным подразделениям
Учет поручений, выдача поручений сторонним организациям, постановка на исполнение и контроль за исполнением поручений
Формирование представления на экране монитора и печать документов в виде справок и отчетов
Корректировка и удаление данных о заявителях, обращениях, вопросах, исполнителях (для пользователей, имеющих соответствующее разрешение)
Формирование ответов на обращения
Формирование «истории» обращений заявителей
Ведение журнала приема граждан

Модуль Управление персоналом

Ведение полного цикла всех кадровых вопросов: личные карточки сотрудников, ведение учёта рабочего времени с момента трудоустройства сотрудника до момента его увольнения

Модуль Проекты и задачи

Интеграция с MS Project
Создание карточки проекта
Создание задачи под созданный проект
Выполнение задачи, продление сроков, получение доп.информации
Контроль исполнения задачи
Замена исполнителя, делегирование

Модуль Рабочий стол

Создание унифицированного рабочего места, которое обладает возможностью конфигурирования под конкретного пользователя.

Модуль HelpDesk

Автоматизация взаимодействия пользователей и специалистов отделов технической поддержки на основе заявок пользователей.

Служебные подсистемы

Модуль Контрагенты

- Хранение реквизитов контрагентов (организаций и частных лиц);

- Ведение организационной структуры контрагентов;

- Формирование и хранение поисковых запросов;

- Ведение справочников;

- Интеграция с CRM-системами (Relavis)

Модуль Организация

- Хранение реквизитов компании, использующей систему

- Ведение личных карточек сотрудников (возможно добавление полей)

- Связь личных карточек сотрудников с учётными записями LotusDomino

- Ведение организационной структуры

- Управление рабочими группами

- Управление доступом и ролями пользователей

- Назначение аудиторов и замещаемых для каждого сотрудника

- Формирование листов замещения

- Управление номенклатурой дел

- Формирование шаблонов поисковых запросов

- Ведение справочников

- Администрирование системы

Модуль Справочники

Возможность ведения различных классификаторов, используемых при заполнении карточек документов в Системе.

Модуль Шаблоны

Хранение и управление шаблонами документов в формате MS Word или MS Excel
Настройка синхронизации данных между карточкой Системы и полями MS Word или MS Excel документов, создаваемых по шаблонам.

Модуль Настройки

Возможность настройки Системы, в том числе пути к базам и архивирование.

Модуль Лицензии

Контроль доступа пользователей к лицензиям (право доступа предоставляется на основании приобретенных лицензий)

Модуль Оформление дел

Возможность просмотра документов (Входящие, Исходящие, и т.д.), сгруппированных по делам и отображения дополнительной информации в случае изъятия документа из дела.

Редактор диаграмм бизнес-процессов Lotus Domino WorkFlow Architect