Северо-Западный Институт Управления РАНХиГС освоил систему AcroDoc ECM

Весной 2013 года система электронного документооборота AcroDoc ECM была успешно внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию в Северо-Западном Институте Управления ФГУП высшего профессионального образования "Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации".

Одна из главных задач Института - укрепление кадрового и научного потенциала государственной службы и сферы управления Северо-Запада. Реализуя уставные цели своей деятельности, Институт занимает лидирующее положение в данной области образования в системе высшей школы России. Принимая во внимание специфику образовательной деятельности Института, а именно управление, требования к внедряемой системе предъявлялись соответствующие высокому уровню профессионализма более 1000 пользователей из числа административного и преподавательского состава.

Попытки перехода от бумажного документооборота к СЭД предпринимались и ранее, однако не могли в полной мере удовлетворить потребностям института. С одной стороны, приобретенный сотрудниками опыт позволил определить правильный подход к внедрению системы, но с другой стороны, накладывал на совместную с заказчиком проектную команду дополнительную ответственность за успех внедрения новой системы AcroDoc ECM. Необходимо было учесть специфичные для данного учебного заведения процессы движения и обработки документов, автоматизация которых прежде была частичной либо вовсе не предусматривалась предыдущими системами. Многие прежде трудно реализуемые процессы автоматизации стали возможны также благодаря гибкой настройке маршрутов движения документов, задания неограниченного количества этапов обработки с возможностью корректировки маршрута в процессе движения конкретного документа.

Помимо возможностей, общих для большинства систем документооборота, данная система не только наиболее полно отвечала требованиям института, но и обладала рядом уникальных свойств, что давало ей неоспоримые преимущества:

• Отсутствие расходов на покупку лицензии,
• Возможность использования мобильных рабочих мест (AppleiPad, GalaxyTab) – работа через web-интерфейс без необходимости установки специального ПО на каждом рабочем месте
• Возможность в дальнейшем самостоятельно изменять систему в соответствии с изменившимися потребностями института

Важным фактором успеха стал активный диалог с ведущими пользователями системы в процессе внедрения. Они тестировали, высказывали свои пожелания к нюансам функционала.

Обучения большого числа сотрудников группами и индивидуально, а также руководителей подразделений, проводилось специалистами команды проекта на основе специально разработанного курса, в котором была учтена специфика работы каждого конкретного подразделения института.

Созданное единое информационное поле по всем задачам, планам и поручениям не только сократило время на согласование документов, их поиск и обработку, но также обеспечило прозрачность документооборота и его абсолютный контроль, позволило на любом этапе просматривать историю жизни нужного документа, полностью ликвидировало бумажные носители при выдаче поручений и повысило исполнительскую дисциплину и производительность труда сотрудников.